【百科知识】办公软件学习--Word使用技巧


--转载自Office办公助手

导语:为增强大学生学生干部的办公效率,电计系团总支办公室推出3月的办公软件学习的专题分享,供大家浏览学习。

Word 2007是微软Office2007办公软件中的一个重要的组件,是日常办公中必不可少的一个文档编辑软件;它可以帮助用户创建和共享美观的文档。

1、Word 的模板

1.1、模板

Word模板是一种文档类型,随着打开的过程会自动创建副本。例如,商务计划是在Word 中编写的一种常用文档。您只需打开一个模板,然后填充特定于您的文档的文本和信息即可。在把文档保存为文件时,文档与文档之间会以模板分开保存。可以在Microsoft Office Online 上找到大多数种类的文档的Word 模板。如果您已连接到Internet,请单击“Office按钮”,单击“新建”,弹出如图1所示的“新建文档”对话框,然后单击所需的模板类别,即可进行对应的模板下载。

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“新建文档”对话框

1.2、页眉与页脚

页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距(页边距:页面上打印区域之外的空白空间。)中的区域。可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如,可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。

Word 2007中可以通过如图2所示的“插入”选项卡的“页眉和页脚”选项组来对页眉、页脚和页码的格式进行设置。单击选项组中的“眉”选项,可以按系统内置的页眉格式快速地对页眉进行设置;单击选项组中的“页脚”选项,可以按系统内置的页脚格式快速地对页眉进行设置。单击选项组中的“页码”选项,则弹出如图3所示的“页码”设置的下拉菜单,从子项中可以将页码置于页面顶端、底端或插在当前光标处;当我们点击“设置页码格式(F)…”时,会弹出如图4所示的“页面格式”对话框,可以对“编号格式”和“页码编号”的位置进行设置。

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当在插入页眉、页脚或页码时,Word 2007的选项卡中就会多出了一个如图5所示的“页眉与页脚工具设计”选项卡,待页眉、页脚或页码按要求设置以后,再单击此选项卡的“关闭”选项组的“关闭页眉和页脚”选项即完成了页眉和页脚设置。

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图5 “页眉与页脚工具设计”选项卡

1.3、打印预览

打印预览”主要是提供一个“所见即所得”的文档打印效果,供用户判断文档的格式设置的是否符合要求,并可以作出相应的调整,并且不需要打印到纸介质上,从而节省了纸张和时间。

单击“快速访问工具栏”中的打印预览按钮或“Office 按钮”下“打印(P)”-“打印预览(V)”命令,即可打开如图6所示“打印预览”窗口,通过此窗口可以对“打印”、“单页显示”、“多页显示”、“显示比例”等进行设置。

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 “打印预览”窗口

利用“打印预览”选项卡可以对文档将要打印到纸介质上效果进行合理的设置,当确定页面布局、纸张方向、页边距等设置完全正确后,单击“打印预览”选项卡中的“预览”选项组中的“关闭打印预览”选项按钮即可返回编辑状态。

1.4、打印设置

打印是文稿编辑好以后,经打印预览确定可以直接通过打印机打印到纸介质上,在Word 2007中可以单击“快速访问工具栏”中的打印按钮或“Office 按钮”下“打印(P)”-“打印(P)”命令就会打开如图7所示的“打印”对话框中。

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“打印”对话框

打印”对话框中的按钮和其他选项的功能:

名称”在此列表中,单击已安装并且要使用的打印机。

状态”对于所选打印机,指示该打印机的状态,例如空闲、忙碌或您的打印作业之前的文件数量。

类型”对于所选打印机,指示所选打印机的类型,例如激光。

位置”对于所选打印机,指示该打印机的位置或者该打印机连接到哪个端口。

备注”对于所选打印机,指示您可能需要知道的有关此打印机的任何其他信息。

属性”单击此按钮可更改正在使用的打印机的属性,例如纸型。

查找打印机”单击此按钮可查找能够访问的打印机。

打印到文件”选中此复选框可从文档创建文件而不是直接将文档发送到打印机。此文件使用打印格式(如字体选择和颜色规范)保存在可打印到其他打印机的.prn 文件中。

份数”在此列表中,单击要打印的份数。

逐份打印”如果希望打印作业按照您在文档中创建的顺序进行打印,则选中此复选框。如果要打印多份,则此复选框可用。

每页的版数”在此列表中,单击将出现在一个打印页上的页数。

按纸张大小缩放”在此列表中,单击打印文档所需的纸张大小。

全部”单击此选项可打印文件中的所有页面。

当前页”单击此选项可以只打印光标当前所在的页。

页码范围”单击此选项并在框中添加页码或页面范围。

打印内容”在此列表中,单击要打印的元素。

打印”在此列表中,单击是要打印所有页面、奇数页还是偶数页。

选项”单击此按钮可转到“Word 选项”对话框的“显示”类别中的更多打印选项。

确定”单击此按钮可将文档发送到打印机。

取消”单击此按钮可返回文档而不打印它。

2、Word2017快捷键的使用方法

在Word、Excel或PowerPoint 2007应用程序中(在此以Microsoft Word 2007为例),只要按下【Alt】键,菜单栏之上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷键,再也不需要去记忆快捷键了,如图1所示。



 显示快捷键

对于具有级联命令的按钮或菜单项,如“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”等,还可以根据图示按下对应的字母或字母+数字键显示相应的快捷键。例如,要显示“开始”菜单下各个命令的快捷键,只需先按下【Alt】键,再按下【H】键即可,之后再根据需要执行的命令,单击相应的快捷键。

3、表格边框和底纹的设置

3.1、表格边框的设置

选中要设置框线的表格后右击,从弹出的菜单中选择“边框与底纹(B)…”菜单命令,则弹出如图16所示的边框与底纹对话框,再从“边框”选项卡中按的顺序依次进行边框的样式、颜色、线宽和类型的设置,其中第步的操作还可以分别直接单击“预览”部分的各种框线的按钮可以自定义各种类型框线的样式;

另外也可以通过表格的“设计”选项卡进行设置,将设置的表格的单元格选中,通过如图17所示的表格的“设计”选项卡的“绘图边框”选项组的“表样式”选项组中的“笔样式”按钮设置框线类型、“笔画粗细”按钮设置线宽、“笔颜色”按钮设置框线颜色、“边框”按钮来设置边框的类型。

3.2、表格底纹的设置

选中要设置框线的表格后右击,从弹出的菜单中选择“边框与底纹(B)…”菜单命令,则弹出如图18所示的边框与底纹对话框,再从“底纹”选项卡中通过“填充”的颜色下拉钮设置填充颜色,通过“图案”的“样式”下拉钮设置填充样式即可实现底纹的设置。

  看完上面的操作,小伙伴们是否想要亲自动手尝试了呢?


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